你们公司都是怎样进行会前、会中和会后管理的？ _经验知识

【沐沐观点】你们公司都是怎样进行会前、会中和会后管理的？这个问题沐沐君可以分享一下我们公司的做法。首先介绍下我们公司。中国建筑。属于大型央企。会议管理相对比较规范。然后沐沐君自己做过两年的总经理秘书。大大小小的会参加过很多。也协助公司梳理过会议管理制度。我觉得好的会议管理。应当做到“会前准备、会中高效、会后跟踪”三个方面的工作。
一、会前准备工作
会前准备工作包括收集会议议题。拟定会议通知。通知参会人员。收集并打印会议材料。提前检查会议室设备（录音笔、投影仪、电脑）等等。根据会议的不同。有时候还要打印人员桌牌。制作会议手册、提前收集发言稿等。
这里暂时讨论一般的公司会议。
几项准备工作里。大部分需要的只是细心。比较重要有会议议题的收集和会议通知的拟定。这里重点阐述一下。
1、会议议题的收集。是保证高效会议的重要前提条件。
这里举一个亲身经历的例子。沐沐君刚做秘书工作。参加的第一个党政联席会。有些公司也叫班子会。就是领导班子之间的会议。
第一次开了将近10个小时。却并没有解决什么具体的问题。大部分时间浪费在了了解问题、讨论问题和跑题上了。没有明确的议题、没有明确的发言时间、更没有明确的解决办法。
以前国企的会议效率由此可见一般。当然。现在制度都已经规范多了。
然后我们当时的总经理也烦。会后就让我拟一个会议制度出来。
首先执行的。就是开会必须提前上报议题。会议必须严格按照议题顺序进行。
紧接着第二次开会。好一些了。但还是开了4个小时。主要问题出在除了提出问题的领导。大家都对问题不了解。提出问题的领导也没有详细的解决办法。就是抛一个问题出来。花费了大量的时间在了解问题和讨论解决方案上面。虽然最后每个议题也都有了初步的解决方案。但还是不够高效。
于是会后我又和总经理讨论。增加了新的要求。除了上报议题之外。上会发言时必须带着议题的解决方案上会。比如。议题是什么？解决建议一是什么？解决建议二是什么？大家同意哪个？如果不同意。那么你的解决建议是什么？只提解决建议和表决。尽量控制讨论时间。
之后的会议就一次比一次顺利了。最高效的时候一个小时拍板了13个议题。
再对比之前的10个小时会议。实在是成就感满满。
2、会议通知的组成
会议通知一般要包括以下几个部分：
会议时间
会议地点
会议流程（或会议议题）
与会人员
会议主持
会议记录
然后要通过短信、微信、书面、或者OA办公系统等类似本公司所用系统进行通知。要确保每个与会人员都能收到。并进行回复。

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二、会中高效决议。不说空话套话
就像上文说到的收集会议议题是高效会议的前提一样。会中的控制对提高会议效率也十分重要。
除了严格按照会议流程、会议议题进行会议之外。还有两个重要的角色。
一个是会议主持。会议主持要完成三项主要工作：
1、保证会议能够按照既定流程完成；
2、控制每人的发言时间。超时进行提醒；
3、在发言人偏题时进行提醒。
另一个是会议记录人员。
会议记录人员要重点记录问题。各种建议方案。和最终采用的方案。
原始会议记录可以多写一些。杂乱一些也无妨。重点是会后整理的会议纪要。
这里要清晰一个概念。会议记录和会议纪要是两个概念。
会议记录要求的是详实记录会议各项内容。会议纪要是经过提炼的。简洁明了的阐明会议问题和解决方案。
沐沐君以前不懂时。还把“散会吧。大家可以去吃饭了。”这样的话写进过会议纪要。现在想想也挺有趣。

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三、会后跟踪。任何不能落地的措施都是假大空
会后第一时间整理出会议纪要。同时附上销项时间表。发给各个与会人员。
这里重点说明一下销项时间表。
销项时间表上只有4列内容。会议议题（什么事）。解决措施（怎么办）。负责人（谁去办）。完成时间（什么时间办完）。
然后在规定时间安排专人跟踪。进行销项。确保会议的每一项决策得到落实。