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如何选择满意的企业网盘？( 三 )

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检索时是否支持权限判断 。说白了就是用户不能搜到自己权限内不允许查阅的文件 。这是一个相当重要又最容易被忽视的功能 。而且隐藏着一个产品设计上的矛盾 。就是如果搜索文件时要判断权限对搜索的速度影响很大 。一些厂商使用了折中方案 。就是用户点击搜索结果的时候再去判断权限 。好处是全文检索的速度会很快 。缺点在我们看来是——文件名和检索摘要本身也泄露了信息 。为了企业内部安全性及杜绝系统漏洞引起的企业内部矛盾 。我们选择了牺牲部分搜索速度换取搜索结果在权限上的可靠及准确 。
是否支持高级搜索 。因为我们需要全文搜索的时候往往遗忘了文件名等细节 。所以我们搜索的时候经常会用比较模糊的关键字 。不同于个人网盘 。一个企业往往会存在大量提及这些关键字的文件 。如果搜索结果不能筛选、排序 。搜索的范围不能指定 。要找到文件会变得极端困难 。所以 。一个合格全文搜索还需要支持 搜索范围的设定、搜索结果的筛选排序 。
支持多少种类文件的全文检索 。除了传统的office文件及PDF还支持什么类型文件的全文检索 。譬如：wps、iWork、CAD、AI 等文件格式 。巴别鸟支持大多数含有文本的文件类型的全文搜索 。有的厂商还支持图片上文字的全文检索（利用OCR接口实现） 。巴别鸟公有云平台暂时不支持图片内容的全文检索 。私有云平台作为可选项可以在采购时要求支持 。
独立的管理后台 要管理好一家企业的文件及权限企业管理员其实需要大量的可设定项目及管理界面才能按需自定管理模式和查看企业的使用状况 。所以是否有独立的管理后台供管理员使用其实很重要 。写这一条的时候本来感觉是在说废话 。但是市面上的确有一些做协同office及个人云盘的厂商也推出了企业网盘 。很多还没有企业控制台 。然后美其名曰是轻量化产品 。强调使用体验 。所以不需要厚重的企业控制台 。管理员前台或者简单的控制界面就可以管理 。我认为他们是因为不了解或者轻视了企业管理员面临的问题 。巴别鸟的部门管理员也可以不使用管理后台在前台使用界面上就完成人和权限的管理 。但这仅限于一个部门或是一个小团队的管理需求 。企业产品很多时候是需要严谨及考虑到企业长期发展过程中的需求变化的 。而一个专业的企业服务厂商是要为企业事先考虑到这些的 。企业服务无小事 。一个负责任的iT采购再选择企业网盘的时候其实也需要考虑全面 。因为不管选用谁家的企业网盘 。后期如果要更换系统迁移成本会极高 。
管理员权限分离 对于有一定规模的企业来说 。系统管理员权限过大是一个极其重要又很容易被忽视的问题 。特别是对于企业网盘来说 。财务部、人事部的文档如果管理员都能看到....后果不敢想象 。能否让管理员能有效管理又能保证其权限可控是选择企业网盘时一定要重视的问题 。巴别鸟的处理方式是把系统管理员分为了5种 。除了超级管理员外的其他管理员都有各自的权限范围并可以随机组合 。最大限度保证系统管理员权限可控 。
部门管理员 同时大企业还会面临另外一个问题——因为各种部门和事业部特别多 。系统管理员忙不过来 。这时候如果能把部门管理的权力下放给各个部门 。让部门来管理自己权限范围内的成员及权限 。这样不仅系统管理员轻松 。不同部门也能够以自己喜欢的管理方式制定自己的策略 。巴别鸟可自定部门管理员角色权限 。并且部门管理员不用登入企业控制台在前端页面里就能轻松的进行部门管理 。
空间分配 不管是公有云还是私有化企业网盘的存储空间是有一定成本的 。所以企业网盘能对存储空间自由分配也是一个基本要求 。巴别鸟可分配每个部门、每个成员的可用空间 。并且也支持不允许个人拥有文件仅允许在部门共享文件的特殊设置 。
成员角色 大多数企业网盘没有引入成员角色的概念 。要管理某个部门成员的权限要么使用分组 。要么分开设定某个人的权限 。要么在文件（文件夹）上设定访问对象的权限 。这样的设置会有2个严重的后果 。一个是部门成员过多时往往会忘记某个人的具体权限 。容易造成泄密 。另一个就是要批量调整成员权限时相当麻烦且易出错 。巴别鸟引入成员角色的概念并配合文件（文件夹）权限的可调整性让权限管理更加方便有序及强大 。系统管理员可以创建不同角色的权限 。每个成员在每个部门也可以有不同的角色 。新增成员只要分配相应角色即可 。

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